diensten
Ondersteuning die past bij wat jouw bedrijf nodig heeft
Niet iedere ondernemer heeft behoefte aan dezelfde ondersteuning.
Soms wil je vooral terugkerende werkzaamheden uitbesteden en iemand naast je hebben die jouw bedrijf goed leert kennen. Soms is er juist één proces waarvan je weet: dit moet echt slimmer.
Daarom kun je op twee manieren met mij samenwerken: met maandelijkse VA-support of voor een eenmalig technisch project.
Dienst 1
Maandelijkse VA-support
een vaste rechterhand achter de schermen
Je bedrijf vraagt inmiddels meer van je dan alleen het werk waar je ooit voor bent begonnen.
Klanten helpen, afspraken plannen, projecten bijhouden, mails beantwoorden, administratie, systemen onderhouden, opvolgen, organiseren…
Los zijn het misschien kleine taken. Bij elkaar kunnen ze behoorlijk wat tijd en mentale ruimte innemen.
Met maandelijkse VA-support heb je een vaste persoon die deze werkzaamheden met je oppakt.
Niet iemand aan wie je iedere week opnieuw moet uitleggen hoe je bedrijf werkt, maar iemand die steeds meer overzicht krijgt en daardoor ook zelfstandig kan signaleren wat er moet gebeuren.
Waar ik je bijvoorbeeld mee kan helpen
- planning en agendabeheer;
- projectmanagement;
- klantcommunicatie en opvolging;
- administratie en terugkerende werkzaamheden;
- organiseren en voorbereiden van projecten of events;
- CRM en klantgegevens bijhouden;
- systemen en documenten organiseren;
- processen bewaken;
- deadlines en acties bijhouden;
- kleine technische werkzaamheden;
- verbeteren van bestaande workflows.
- maken van content & designs
Welke taken ik precies oppak, bepalen we samen.
Het belangrijkste is dat je niet zomaar een lijstje werkzaamheden bij mij neerlegt, maar dat ik onderdeel word van de achterkant van je bedrijf en steeds beter begrijp hoe alles met elkaar samenhangt.
is dit iets voor jou?
Maandelijkse support past bij je als…
- je merkt dat er structureel te veel op jouw eigen bord ligt;
- je niet voor iedere losse taak opnieuw iemand wilt zoeken;
- je iemand zoekt die zelfstandig kan werken, maar ook vragen stelt als iets slimmer kan;
- je het prettig vindt om één vast aanspreekpunt te hebben voor verschillende werkzaamheden achter de schermen.
Dienst 2
Technisch VA & projecten
van handmatig en chaotisch naar een duidelijk werkproces
Misschien heb je niet structureel een VA nodig, maar loop je wel tegen een specifiek probleem aan.
Je onboarding bestaat bijvoorbeeld uit tien losse handmatige stappen. Je verkoopt via een funnel, maar verschillende systemen sluiten nog niet goed op elkaar aan. Of je bedrijf is gegroeid en je merkt dat de manier waarop je ooit bent begonnen simpelweg niet meer werkt.
Dan kunnen we dat als los project aanpakken.
Ik breng eerst het huidige proces in kaart. Daarna kijken we wat er weg kan, wat gestandaardiseerd kan worden en waar automatisering logisch is. Vervolgens richt ik het proces voor je in.
Automatiseringen
Terugkerend werk hoef je niet iedere keer opnieuw zelf uit te voeren. Ik kan verschillende systemen met elkaar laten samenwerken en acties automatisch laten uitvoeren.
Bijvoorbeeld: iemand vult een formulier in → er wordt automatisch een contact aangemaakt → de juiste tag wordt toegevoegd → er wordt een mail gestuurd → intern wordt een taak klaargezet.
Of: een klant koopt een product → krijgt automatisch toegang → ontvangt de juiste mails → komt in het juiste klantsegment terecht.
Welke automatisering geschikt is, hangt volledig af van jouw huidige proces en de tools waarmee je werkt. Het uitgangspunt blijft altijd hetzelfde: automatiseren waar het tijd scheelt en persoonlijk houden waar persoonlijk contact waarde toevoegt.
Funnels
Een goede funnel bestaat uit meer dan alleen een mooie landingspagina. Alle stappen moeten logisch op elkaar aansluiten: van inschrijving of aankoop tot e-mails, betaling, toegang en opvolging.
Ik kan je helpen bij het technisch opzetten en koppelen van bijvoorbeeld:
- weggeverfunnels;
- webinarfunnels;
- verkoopfunnels;
- betaalpagina’s;
- bedankpagina’s;
- e-mailflows;
- tags en segmentatie;
- koppelingen tussen je verschillende systemen.
Heb je de inhoud en strategie al staan? Dan kan ik ervoor zorgen dat het technisch wordt opgebouwd en getest.
Onboarding en andere klantprocessen
Een nieuwe klant binnenhalen is leuk. Daarna begint alleen vaak een hele lijst: contract versturen, factuur regelen, welkomstmail, intake, Drive-map, projectbord, planning, interne taken en kick-off.
Als jij dit iedere keer opnieuw handmatig uitvoert, kost een nieuwe klant je direct veel tijd.
Samen kunnen we hier één duidelijk proces van maken. We kijken welke stappen iedere klant doorloopt, maken hier een vaste workflow van en automatiseren de onderdelen waar dat logisch is.
Hetzelfde kunnen we doen voor andere terugkerende processen, zoals:
- offboarding;
- reviews verzamelen;
- leads opvolgen;
- projectoplevering;
- terugkerende klantcheck-ins;
- eventorganisatie.
Systemen & processen
Niet ieder probleem heeft een nieuwe tool nodig. Soms zijn er juist te véél tools.
Ik kijk daarom eerst naar hoe je nu werkt. Waar wordt informatie opgeslagen? Welke stappen voer je steeds opnieuw uit? Waar ontstaan fouten? Welke werkzaamheden zitten vooral in jouw hoofd?
Van daaruit kunnen we een duidelijk werkproces bouwen. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat we je CRM opnieuw inrichten, een projectmanagementsysteem opzetten of simpelweg duidelijke stappen en templates maken voor werkzaamheden die vaak terugkomen.
Het doel is dat jouw bedrijf minder afhankelijk wordt van improvisatie.
Planning & projectmanagement
overzicht in je week
Je hoeft geen chaotisch bedrijf te hebben om het gevoel te hebben dat je continu achter de feiten aanloopt. Wanneer meerdere klanten, projecten en deadlines tegelijkertijd lopen, is een goed overzicht essentieel.
Ik kan helpen om daar structuur in aan te brengen. Bijvoorbeeld door werkzaamheden te plannen, projectboards in te richten, deadlines te bewaken en duidelijke terugkerende workflows te maken.
Zodat je niet iedere ochtend opnieuw hoeft te bedenken wat er vandaag allemaal moet gebeuren.
stap voor stap
Hoe een project verloopt
1
Kennismaking
Tijdens een vrijblijvende kennismaking bespreken we waar je tegenaan loopt en wat je graag anders zou willen zien. Ik stel vragen over je huidige proces, de tools die je gebruikt en het resultaat dat je wilt bereiken.
2
Voorstel
Op basis van ons gesprek maak ik een voorstel voor het project. Daarin staat duidelijk wat ik ga opleveren en wat wel en niet binnen het project valt. Geen standaardpakket waar jouw bedrijf maar in moet passen, maar een project dat aansluit bij wat er daadwerkelijk nodig is.
3
Uitwerking & inrichting
Na akkoord ga ik aan de slag. Waar nodig stemmen we tussendoor onderdelen af, maar het idee is juist dat jij niet continu naast me hoeft te zitten terwijl ik het uitvoer.
4
Oplevering
Wanneer alles staat, testen we het proces en krijg je uitleg over wat er is ingericht. Het doel is niet dat jij na mijn vertrek alsnog geen idee hebt hoe je eigen systemen werken. Je moet ermee verder kunnen.
twijfel je nog?
Niet zeker welke vorm van ondersteuning je nodig hebt?
Dat hoef je vooraf ook niet te bepalen.
Misschien denk je dat je iemand maandelijks nodig hebt, terwijl één goed ingericht proces al veel oplost. Of misschien kom je tijdens een project juist tot de conclusie dat je daarna structurele ondersteuning wilt.
Tijdens een kennismaking kijken we naar wat op dit moment het meest logisch is.